Informe Estructura

I. LA PREPARACIÓN DEL INFORME

“Un informe técnico es una forma especializada de exposición, que tiene por finalidad la comunicación de información práctica y útil a una determinada persona o grupo de personas que lo han solicitado, o a quienes se dirige con fines bien específicos”.

Un buen informe debe constituir la carta de presentación de todo profesional, es por ello que se debe tener especial esmero en la elaboración y redacción del mismo.

Un aspecto básico que hay que tener en cuenta a la hora de redactar un informe es plantearse:

§  ¿Sobre qué se   escribirá?

§  ¿Quién lo leerá?

§  ¿Qué uso se le dará?

En función de estos interrogantes, surgirá el modelo más adecuado de presentación.

Todo informe debe contener para su correcta interpretación:

§  Estructura, clara y de correcto diseño.

§  Lógica, en la forma de organizar el informe.

§  Estilo, desarrollando un modo de escribir distintivo.

Al momento de iniciar la redacción de cualquier informe técnico, se deben tener en cuenta ciertas pautas para lograr una acertada estructuración y presentación del mismo.

1.   ESTRUCTURA DEL INFORME

Todos los informes necesitan poseer una estructura clara, para producir una elaboración rápida de los mismos, pero fundamentalmente para facilitar su seguimiento, análisis y comprensión. Por esto, al analizar la estructura más conveniente para la elaboración y presentación de un informe, se deben contemplar los siguientes puntos:

1.1.  Antecedentes

Pueden ser tomados como la introducción del informe, por lo tanto deben:

§  Dar el marco conceptual, vinculando el tema principal del informe.

§  Aclarar el tópico y el tema.

§  Introducir al lector en el tópico y crear un hilo conceptual.

§  Fijar objetivos y propósito del informe.

§  Establecer una cronología de los hechos.

§  Ubicar temporalmente al lector, indicando fechas destacadas.

1.2.  Información disponible

Se deben indicar dentro del contexto del informe los datos e información relevantes, tales como:

§  Informes preliminares.

§  Ensayos realizados que avalen la información presentada.

§  Datos generales resumidos.

§  Anexos o información no necesariamente incluida en el cuerpo del informe.

§  Planos, documentación gráfica, fotografías, etc.

§  Otros datos de interés particular.

1.3. Verificaciones y revisiones

Se incluyen aquí consideraciones generales del estado inicial del tópico a informar, con el propósito de evitar tomar decisiones inadecuadas o conclusiones prematuras.

1.4.  Estudio del origen y causas del problema

Revisión de las causas que pudieron ocasionar el problema o asunto a analizar, y que permiten establecer elementos de juicio para llegar a las conclusiones finales. Puede ser de utilidad la aplicación de un análisis causa-efecto.

1.5.  Evaluación de alternativas

Constituye la propuesta y análisis de diferentes alternativas para poder realizar:

§  Evaluación de variaciones de la situación actual frente a un posible estado crítico.

§  Evaluación de la durabilidad de la solución propuesta.

1.6. Conclusiones

Son la esencia del informe y deben ser claras y precisas.  Deben redactarse pensando fundamentalmente en el destinatario del informe.

§  Debe quedar establecido claramente:

§  El origen y causa del informe o problema.

§  Su trascendencia.

§  La evolución previsible.

§  La influencia en la seguridad, funcionalidad y durabilidad.

§  La necesidad o no de acciones correctivas, tratamientos, soluciones o refuerzos.

1.7.  Recomendaciones

El informe final suele contener recomendaciones de variado alcance, donde se establecen por ejemplo:

§  Niveles de riesgo a asumir o aceptar.

§  Plazos “fuera de servicio”, en el caso de requerir acciones correctivas, tratamientos o refuerzos.

§  Orientaciones de sistemas o soluciones posibles, ventajas e inconvenientes de cada uno.

§  Instancias de comunicación a terceros involucrados, Gobierno, organismos, etc.

1.8. Anexos

Se caracterizan por brindar información accesoria cuya inclusión no es relevante en el cuerpo central del informe.

Sintetiza el cuerpo central del informe e induce a que éste sea manejable y breve. Permite también resaltar ciertas áreas o información específica complementaria.

2. PRINCIPIOS DE REDACCIÓN

1.      Siempre tenga en mente a un lector específico, real o imaginario, cuando escriba un reporte; y siempre asuma que dicho lector es inteligente pero que no está informado de la situación en particular que se está reportando.

2.     Aunque parezca trabajo extra, un boceto ayudará siempre a ahorrar trabajo, al ayudarlo a organizar sus pensamientos.  El resultado será un informe que no sólo presentará en forma efectiva el material, sino que también tomará menos tiempo para escribirse.

3.     Antes de empezar a escribir, decídase por el propósito exacto de su informe y asegúrese de que cada palabra, cada oración y cada párrafo contribuyan al propósito del mismo y de que lo hagan en el momento preciso. El informe debería reflejar un sólido entendimiento del material presentado, y debería ser objetivo. Nunca exprese sus opiniones personales, ni haga sugerencias ni plantee quejas; ponga estas cuestiones subjetivas en una carta anexa que aparezca al principio del informe.

4.     Use lenguaje simple, preciso y familiar. El uso incorrecto del vocabulario y de los términos técnicos únicamente hace que el lector sienta que el autor no tiene un buen conocimiento del material. Mantenga sus oraciones cortas aun cuando esté tratando con material complejo. La forma puntual (frases breves y concisas) es extremadamente efectiva, pero debe usarse con mucho cuidado.

5.     Al iniciar y al finalizar cada sección de su informe, revise lo que ha escrito de acuerdo al siguiente principio: “Primero dígale al lector qué es lo que le va a decir, luego dígaselo, y por último dígale qué fue lo que le dijo”. Un reporte no es una novela de misterio; no mantenga al lector en suspenso dejando los resultados esenciales para el final. Utilice frases como “posteriormente se mostrará que…” y “este error será el factor clave en la pérdida de la secuencia de los datos”, ya que éstas son muy útiles para conectar varias partes del informe.

6.     Use la tercera persona en voz pasiva. Los pronombres personales “yo”, “a mí”, “tú”, “usted”, “a nosotros”, no deberían aparecer. La voz pasiva es utilizada debido a que los informes generalmente hablan de cosas que se han hecho en el pasado; por ejemplo: “el voltímetro fue calibrado”, en vez de “nosotros calibramos el voltímetro”.

La decisión de usar presente o pasado frecuentemente es cuestión personal. A pesar de ello, las reglas para trabajar son:

(a)  Si el evento se relaciona específicamente a un estudio ya terminado, se usa el pasado. Por ejemplo: “la lectura del medidor fluctuó”.

(b)  Si se coloca algo que debe ser tan cierto hoy como cuando se hizo el experimento, entonces se utiliza el presente. Por ejemplo: “los corrientes de agua se riegan rápidamente conforme se mezclan con sus alrededores”.

1.      Nunca obligue al lector a buscar información a lo largo de todo el reporte.

2.     Si se tienen problemas con una oración, esto se debe probablemente a que se quieren unir dos ideas que no están relacionadas entre sí. Deténgase a pensar un momento en lo que está tratando de decir. Encontrará que dos o más oraciones, más cortas, representarán la información con mayor claridad y harán que este pasaje sea más fácil de leer.

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

-García-Córdoba, F. (2005). El Cuestionario: Recomendaciones metodológicas para el diseño de un cuestionario. México: Limusa.